Kamis, 05 Maret 2015

Pengantar Proses Transaksi

Pengantar Proses Transaksi
A. Pengenalan sistem pengolahan transaksi
Aplikasi sistem pengolahan transaksi mengolah transaksi keuangan. Jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan bersama dalam 3 jenis siklus transaksi :
·         Siklus pengeluaran
·         Siklus konversi dan
·         Siklus pendapatan
1.      Siklus pengeluaran 
Siklus pengeluaran adalah siklus yang terdiri dari akuisisi bahan baku, property, tenaga kerja dan proses lain yang semuanya berakibat pada pengeluaran kas. Subsistem utama pada siklus ini adalah :
·         Sistem pembelian/Hutang
·         Sistem pengeluaran kas
·         Sistem penggajian
·         Sistem pencatatan harta tetap
2.      Siklus konversi
Siklus konversi terdiri dari 2 sistem utama yaitu :
·         Sistem produksi
Sistem produksi ini mencakup proses manufaktur dari perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian barang. Proses ini meliputi menentukan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang dilakukan, memasukkan bahan baku pada proses produksi, dan mengarahkan proses kerja sepanjang proses manufaktur
·         Sistem akuntansi biaya
Sistem akuntansi biaya melakukan monitoring terhadap aliran informasi yang mencakup biaya yang timbul dalam proses produksi. Informasi dari sistem ini akan digunakan untuk:
·         Valuasi persediaan
·         Anggaran
·         Pengendalian biaya
·         Laporan kinerja
·         Keputusan manajemen
3.      Siklus pendapatan
Siklus pendapatan adalah siklus dimana perusahaan melakukan penjualan barang jadi/jasa kepada pelanggannya. Kegiatan pada siklus ini meliputi :
·         Pengolahan pemasukan kas hasil penjualan
·         Penjualan kredit
·         Penerimaan kas yang terkait dengan penjualan kredit
Subsistem utama pada siklus pendapatan ini adalah :
·         Pengolahan pesanan penjualan
·         Penerimaan kas
Pada pengolahan pesanan penjualan ini secara umum pada proses bisnis perusahaan akan
meliputi :
·         Menyiapkan pesanan penjualan
·         Persetujuan kredit
·         Pengiriman barang/jasa kepada pelanggan
·         Menagih pelanggan
·         Mencatat transaksi ke dalam jurnal akuntansi (Piutang, persediaan, pengeluaran dan penjualan)
Pada penerimaan kas, terutama untuk penjualan secara kredit, akan dilakukan proses monitoring dari sejak tanggal penjualan sampai dengan penerimaan kas dan deposit ke rekening bank, dan pencatatan aktivitas ini pada jurnal akuntansi (Piutang dan kas)
B.  Teknik Dokumentasi
Tiga jenis dokumentasi sistem: diagram arus data (data flow diagram—DFD), bagan alir sistem (system flowchart), dan diagram relasi entitas (entity-relationship diagram).
1.      Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan penyajian grafis dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen sebuah sistem; arus data antarkomponen; serta sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Terdapat 4 simbol yang digunakan dalam DFD:
a)      Simbol lingkaran menggambarkan entitas dalam atau proses dimana
b)      arus data yang masuk diubah menjadi arus data yang keluar.
c)       Simbol arus data menunjukkan jalannya data.
d)      Simbol entitas luar menggambarkan sumber atau tujuan data di luar sistem.
e)       Simbol penyimpanan data menunjukkan tempat dimana data disimpan.
Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan diagram sistem informasi tingkat atas dan paling sedikit rinciannya, yang menggambarkan sistem dan semua aktivitasnya dengan sebuah lingkaran, dan menunjukkan arus data yang masuk dan keluar sistem serta masuk dan keluar entitas luar. Entitas luar adalah entitas (orang, tempat, atau benda) di luar sistem yang mengirimkan data ke, atau menerima data dari sistem.
2.      Diagram Arus Data Fisik (Physical Data Flow Diagram)
Merupakan penyajian grafis dari sebuah sistem yang menunjukkan entitas dalam dan luar sistem, dan arus data yang masuk dan keluar entitas tersebut. Entitas dalam (internal) yaitu entitas di dalam sistem yang mengubah data, misalnya petugas akuntansi (orang), departemen (tempat), dan komputer (benda).
DFD fisik menyebutkan di mana, bagaimana, dan oleh siapa sebuah proses sistem diselesaikan, dan tidak menunjukkan apa yang akan diselesaikan. Ingat bahwa simbol lingkaran diberi label kata benda dan bahwa arus data diberi label sedemikian rupa sehingga menunjukkanbagaimana data ditransmisikan antarlingkaran.
3.      Diagram Arus Data Logis (Logical Data Flow Diagram)
Merupakan penyajian grafis sebuah sistem yang menunjukkan proses sistem dan arus data yang masuk dan keluar proses. Kita menggunakan DFD logis untuk mendokumentasikan sistem informasi (pekerjaan/tugas apa yang dilakukan sistem) tanpa menentukan bagaimana, dimana, danoleh siapa pekerjaan itu diselesaikan.
Ingat bahwa proses pada DFD logis diberi label kata kerja yang menggambarkan tindakan yang akan dilakukan, bukan kata benda seperti DFD fisik.
C. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem informasi berbasis computer dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu :
·         Batch system dan Realtime system
·         Pendekatan Pemrosesan data Alternatif.
1.      Batch System dan Realtime System
Pada sistem batch, kumpulan transaksi yang sejenis diakumulasi dan kemudian diolah bersamaan. Pada sistem ini terjadi gap waktu yang cukup lama antara waktu data dientri dan diolah. Langkah pada pengolahan data secara batch/berurutan:
·         Keystroke – sumber dokumen dientri
·         Edit Run – identifikasi kesalahan entri dari sumber dokumen
·         Sort Run – Transaksi disortir dan diurutkan sesuai dengan kunci pada data master
·         Update Run – Perubahan pada data di file master setelah proses
·         Backup Procedure – File master yang sebelumnya tetap disimpan sementara file master yang sudah berubah nilainya dibuat.
Adapun keuntungan pada sistem batch adalah :
·         Organisasi bisa meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan transaksi dalam jumlah besar untuk diolah bersamaan daripada diolah terpisah.
·         Pada proses batch ada pengendalian terhadap transaksi yang diolah
Pada sistem Real-time karakteristiknya adalah sebagai berikut :
·         Pengolahan transaksi dilakukan pada saat aktivitas ekonomi terjadi.
·         Tidak ada jeda waktu antara waktu aktivitas dan pengolahan data
·         Pada umumnya membutuhkan sumberdaya yang lebih besar dibandingkan sistem batch karena membutuhkan kapasitas proses tersendiri.
·         Seringkali membutuhkan waktu pengembangan sistem yang lebih lama.
Perbedaaan antara system batch dan system real-time adalah dari :
·         Information time frame
Pada system batch, ada selisih waktu antara pengumpulan data dan pengolahan data, contohnya pada system penggajian pegawai yang dilakukan 1 bulan sekali, pada periode pembayaran gaji, semua data yang berhubungan gaji diolah. Pada system real-time, transaksi diolah secara individu pada saat transaksi terjadi.
Contohnya system pemesanan tiket pesawat yang diproses begitu ada permintaan dari pelanggan.
·         Resources
Dari sisi sumber daya,system batch menggunakan sumber daya peralatan hardware yang lebih sederhana tidak perlu ada system jaringan, memerlukan waktu yang lebih singkat untuk pengembangan aplikasi. Sistem real-time sebaliknya memerlukanperalatan hardware yang tidak bisa digunakan untuk kepentingan lain, dan pengembangan aplikasi yang lebih
kompleks sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.
·         Operational Efficiency
Secara operasional, system real-time tidak efisien karena untuk setiap transaksi akan memerlukan waktu lebih lama karena system harus melakukan update terhadap banyak file pada waktu yang bersamaan. Sebaliknya untuk system batch, beberapa proses kritikal pada system real-time bisa dihilangkan.
·         Efficiency versus Effectiveness
Pada system tertentu, kita harus menggunakan system real-time sehingga factor efisiensi harus diabaikan. Contohnya pada system pemesanan tiket yang harus dilakukan secara online karena tidak mungkin system memberikan respon kepada pelanggan setelah pesanan terkumpul. Respon kepada pelanggan harus diberikan saat pelanggan melakukan transaksi.
2.      Pendekatan Pemrosesan data Alternatif.
·         Sistem Warisan dan Sistem Modern
Tidak semua organissasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapaperusahaan mengggunakan sistem warisan untuk beberapa pemrosesan data.Ketika sistem warisan digunakan untuk memproses transaksi yang signifikansecara keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya.Sistem warisan umumnya memiliki fitur sberikut ini: memiliki aplikasi mainframe,berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunalan file datar untukpenyimpanan data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering berkaitandengan era sistem warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasisklien servis dan memproses transaksi secara real time. Meskipun ini merupakantren di banyak organisasi, kita perlu menyadari bahwa banyak sistem mordernyang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
·         Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real time yang digunakan,pembaruan record file utama mencakup pembaruan nilai dari satu atau beberapafield untuk merefleksikan pengaruh dari suatu sistem transaksi.
·         Prosedur Pembuatan Cadangan Basis data

Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamatyang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi valid yangada untuk record, pembaruan record harus terjadi diteKarena hanya satu lokasivalid yang ada untuk record, pembaruan record harus terjadi ditempatnya. Figurberikut menunjukkan teknik ini :