A. Pengenalan sistem pengolahan
transaksi
Aplikasi sistem pengolahan transaksi mengolah transaksi
keuangan. Jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan bersama dalam 3 jenis
siklus transaksi :
·
Siklus
pengeluaran
·
Siklus konversi
dan
·
Siklus
pendapatan
1.
Siklus pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah siklus yang
terdiri dari akuisisi bahan baku, property, tenaga kerja dan proses lain
yang semuanya berakibat pada pengeluaran kas. Subsistem utama pada siklus
ini adalah :
·
Sistem pembelian/Hutang
·
Sistem
pengeluaran kas
·
Sistem
penggajian
·
Sistem
pencatatan harta tetap
2.
Siklus
konversi
Siklus
konversi terdiri dari 2 sistem utama yaitu :
·
Sistem
produksi
Sistem
produksi ini mencakup proses manufaktur dari perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian
barang. Proses ini meliputi menentukan kebutuhan bahan baku,
otorisasi pekerjaan yang dilakukan, memasukkan bahan baku pada proses
produksi, dan mengarahkan proses kerja sepanjang proses manufaktur
·
Sistem
akuntansi biaya
Sistem
akuntansi biaya melakukan monitoring terhadap aliran informasi yang
mencakup biaya yang timbul dalam proses produksi. Informasi dari sistem
ini akan digunakan untuk:
·
Valuasi
persediaan
·
Anggaran
·
Pengendalian
biaya
·
Laporan
kinerja
·
Keputusan
manajemen
3.
Siklus
pendapatan
Siklus
pendapatan adalah siklus dimana perusahaan melakukan
penjualan barang jadi/jasa kepada pelanggannya. Kegiatan pada siklus ini
meliputi :
·
Pengolahan
pemasukan kas hasil penjualan
·
Penjualan
kredit
·
Penerimaan
kas yang terkait dengan penjualan kredit
Subsistem
utama pada siklus pendapatan ini adalah :
·
Pengolahan
pesanan penjualan
·
Penerimaan
kas
Pada
pengolahan pesanan penjualan ini secara umum pada proses bisnis perusahaan akan
meliputi
:
·
Menyiapkan
pesanan penjualan
·
Persetujuan
kredit
·
Pengiriman
barang/jasa kepada pelanggan
·
Menagih
pelanggan
·
Mencatat
transaksi ke dalam jurnal akuntansi (Piutang, persediaan, pengeluaran dan
penjualan)
Pada
penerimaan kas, terutama untuk penjualan secara kredit, akan dilakukan
proses monitoring dari sejak tanggal penjualan sampai dengan penerimaan
kas dan deposit ke rekening bank, dan pencatatan aktivitas ini pada jurnal
akuntansi (Piutang dan kas)
B. Teknik Dokumentasi
Tiga
jenis dokumentasi sistem: diagram arus data (data flow diagram—DFD), bagan alir
sistem (system flowchart), dan diagram relasi entitas (entity-relationship
diagram).
1. Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan
penyajian grafis dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen sebuah sistem;
arus data antarkomponen; serta sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Terdapat 4
simbol yang digunakan dalam DFD:
a) Simbol lingkaran menggambarkan entitas dalam atau
proses dimana
b) arus data yang masuk diubah menjadi arus data yang
keluar.
c) Simbol arus
data menunjukkan jalannya data.
d) Simbol entitas
luar menggambarkan sumber atau tujuan data di luar sistem.
e) Simbol
penyimpanan data menunjukkan tempat dimana data disimpan.
Diagram
Konteks (Context Diagram)
Diagram
konteks merupakan diagram sistem informasi tingkat atas dan paling sedikit
rinciannya, yang menggambarkan sistem dan semua aktivitasnya dengan sebuah
lingkaran, dan menunjukkan arus data yang masuk dan keluar sistem serta masuk
dan keluar entitas luar. Entitas luar adalah entitas (orang, tempat, atau
benda) di luar sistem yang mengirimkan data ke, atau menerima data dari sistem.
2. Diagram Arus Data Fisik (Physical Data Flow Diagram)
Merupakan
penyajian grafis dari sebuah sistem yang menunjukkan entitas dalam dan luar
sistem, dan arus data yang masuk dan keluar entitas tersebut. Entitas dalam
(internal) yaitu entitas di dalam sistem yang mengubah data, misalnya petugas
akuntansi (orang), departemen (tempat), dan komputer (benda).
DFD fisik
menyebutkan di mana, bagaimana, dan oleh siapa sebuah
proses sistem diselesaikan, dan tidak menunjukkan apa yang akan
diselesaikan. Ingat bahwa simbol lingkaran diberi label kata
benda dan bahwa arus data diberi label sedemikian rupa sehingga
menunjukkanbagaimana data ditransmisikan antarlingkaran.
3. Diagram Arus Data Logis (Logical Data Flow Diagram)
Merupakan
penyajian grafis sebuah sistem yang menunjukkan proses sistem dan arus data
yang masuk dan keluar proses. Kita menggunakan DFD logis untuk
mendokumentasikan sistem informasi (pekerjaan/tugas apa yang
dilakukan sistem) tanpa menentukan bagaimana, dimana, danoleh siapa pekerjaan
itu diselesaikan.
Ingat
bahwa proses pada DFD logis diberi label kata kerja yang
menggambarkan tindakan yang akan dilakukan, bukan kata benda seperti DFD fisik.
C. Sistem
Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem
informasi berbasis computer dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu :
·
Batch
system dan Realtime system
·
Pendekatan
Pemrosesan data Alternatif.
1.
Batch
System dan Realtime System
Pada sistem
batch, kumpulan transaksi yang sejenis diakumulasi dan kemudian diolah bersamaan.
Pada sistem ini terjadi gap waktu yang cukup lama antara waktu data
dientri dan diolah. Langkah pada pengolahan data secara
batch/berurutan:
·
Keystroke
– sumber dokumen dientri
·
Edit Run
– identifikasi kesalahan entri dari sumber dokumen
·
Sort Run
– Transaksi disortir dan diurutkan sesuai dengan kunci pada data master
·
Update
Run – Perubahan pada data di file master setelah proses
·
Backup
Procedure – File master yang sebelumnya tetap disimpan sementara
file master yang sudah berubah nilainya dibuat.
Adapun
keuntungan pada sistem batch adalah :
·
Organisasi
bisa meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan transaksi dalam jumlah
besar untuk diolah bersamaan daripada diolah terpisah.
·
Pada
proses batch ada pengendalian terhadap transaksi yang diolah
Pada sistem
Real-time karakteristiknya adalah sebagai berikut :
·
Pengolahan
transaksi dilakukan pada saat aktivitas ekonomi terjadi.
·
Tidak ada
jeda waktu antara waktu aktivitas dan pengolahan data
·
Pada
umumnya membutuhkan sumberdaya yang lebih besar dibandingkan sistem batch
karena membutuhkan kapasitas proses tersendiri.
·
Seringkali
membutuhkan waktu pengembangan sistem yang lebih lama.
Perbedaaan
antara system batch dan system real-time adalah
dari :
·
Information
time frame
Pada
system batch, ada selisih waktu antara pengumpulan data dan pengolahan
data, contohnya pada system penggajian pegawai yang dilakukan 1 bulan
sekali, pada periode pembayaran gaji, semua data yang berhubungan gaji
diolah. Pada system real-time, transaksi diolah secara individu pada saat
transaksi terjadi.
Contohnya
system pemesanan tiket pesawat yang diproses begitu ada permintaan
dari pelanggan.
·
Resources
Dari sisi
sumber daya,system batch menggunakan sumber daya peralatan hardware
yang lebih sederhana tidak perlu ada system jaringan, memerlukan waktu
yang lebih singkat untuk pengembangan aplikasi. Sistem real-time sebaliknya
memerlukanperalatan hardware yang tidak bisa digunakan untuk kepentingan
lain, dan pengembangan aplikasi yang lebih
kompleks
sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.
·
Operational
Efficiency
Secara
operasional, system real-time tidak efisien karena untuk setiap transaksi
akan memerlukan waktu lebih lama karena system harus melakukan update
terhadap banyak file pada waktu yang bersamaan. Sebaliknya untuk system
batch, beberapa proses kritikal pada system real-time bisa dihilangkan.
·
Efficiency
versus Effectiveness
Pada
system tertentu, kita harus menggunakan system real-time sehingga factor
efisiensi harus diabaikan. Contohnya pada system pemesanan tiket yang
harus dilakukan secara online karena tidak mungkin system memberikan respon
kepada pelanggan setelah pesanan terkumpul. Respon kepada pelanggan harus
diberikan saat pelanggan melakukan transaksi.
2.
Pendekatan
Pemrosesan data Alternatif.
·
Sistem Warisan
dan Sistem Modern
Tidak semua
organissasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapaperusahaan
mengggunakan sistem warisan untuk beberapa pemrosesan data.Ketika sistem
warisan digunakan untuk memproses transaksi yang signifikansecara keuangan,
auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya.Sistem warisan
umumnya memiliki fitur sberikut ini: memiliki aplikasi mainframe,berorientasi
pada batch, sistem warisan yang awal menggunalan file datar untukpenyimpanan
data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering berkaitandengan era sistem
warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasisklien servis dan
memproses transaksi secara real time. Meskipun ini merupakantren di banyak
organisasi, kita perlu menyadari bahwa banyak sistem mordernyang berbasis
mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
·
Pembaruan File
Master dari Transaksi
Baik pemrosesan
batch maupun pemrosesan real time yang digunakan,pembaruan record file utama
mencakup pembaruan nilai dari satu atau beberapafield untuk merefleksikan
pengaruh dari suatu sistem transaksi.
·
Prosedur
Pembuatan Cadangan Basis data
Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu
atau alamatyang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi
valid yangada untuk record, pembaruan record harus terjadi diteKarena hanya
satu lokasivalid yang ada untuk record, pembaruan record harus terjadi
ditempatnya. Figurberikut menunjukkan teknik ini :
